About OOTI

OOTI is an enterprise project management software designed to help architecture firms of any size, from freelancers to large companies, manage projects and resources, as well as track budgets and finances with a range of tools, including budget, invoice and payment management, plus project scheduling, time reports, file sharing, and more. As a cloud-based solution, OOTI allows users to manage the entire project process online, from fee proposals to invoice management. Users have quick and central access to all project information via any internet-enabled device.

OOTI helps architects manage their projects with tools to calculate project fees, send client proposals and track project progress and budgeted hours. Using the progress data from projects, OOTI enables users to create accurate invoices quickly. Customizable templates help users create and send client proposals in a couple of minutes. Users can manage their entire project in OOTI as the platform integrates all management tools such as team, phase, deliverables, status, allocated budget and invoice management and monitoring. OOTI enables architects to manage their team using a team directory, plus team management and time tracking technology. Users can check the role, permission and status of a team member and track their activities, as well as timesheets for hours worked every week.

OOTI provides users with the tools to generate and send personalized invoices to clients with the logo, name and colors of their company. OOTI supports different invoice types (hours, line items, expense report invoicing, and more) and enables users to track payments, as well as set up internal invoicing between different departments. Automated reminders help users keep track of payment deadlines effectively. Dashboards and projections enable users to track their finances, including turnover, costs and profit, billing status, all from a single location. Projections provide users with actionable insight into data, helping them to make important business decisions. All data on OOTI is fully encrypted, ensuring information held on the platform is managed safely and securely.

Pricing starting from:

€14,00/month

  • Free Version
  • Free Trial
  • Subscription

Key benefits of OOTI

  • Manage entire projects with OOTI’s suite of management tools, including fee calculations, client proposals, progress tracking, invoicing, deliverables tracking, budgeted hours, and more.

  • Teams can track their time and activities accurately by entering working hours into online timesheets and assigning them to the related task or project.

  • Create and send personalized invoice templates with the image, logo, name and colors of the user’s company.

  • Payment tracking technology allows users to stay up-to-date on when invoices are paid. Automated reminders help users keep track of payment deadlines and inform users if dates are exceeded.

  • Dashboards help users gain quick insight into all of their financial data, including turnover, costs, profit, progress and billing status.

  • Devices

    Business size

    S M L

    Markets

    Belgium, France, United States

    Supported Languages

    English, French

    Pricing starting from:

    €14,00/month

    • Free Version
    • Free Trial
    • Subscription

    Images

    OOTI Software - Use OOTI to manage the entire project process, from fee proposals to progress management to invoicing
    OOTI Software - Employees can generate and add their expense reports to OOTI via mobile
    OOTI Software - OOTI provides architecture firms with the tools to track projects, time, resources and finances, all from a centralized platform
    OOTI Software - Check team roles, permissions and company status via mobile
    OOTI Software - Generate an invoice summary to see which invoices have been paid and which invoices are late
    OOTI Software - Generate and send invoices to clients. Users can customize their invoices with their company logo, name and colors
    View 7 more
    OOTI video
    OOTI Software - Use OOTI to manage the entire project process, from fee proposals to progress management to invoicing OOTI Software - Employees can generate and add their expense reports to OOTI via mobile OOTI Software - OOTI provides architecture firms with the tools to track projects, time, resources and finances, all from a centralized platform OOTI Software - Check team roles, permissions and company status via mobile OOTI Software - Generate an invoice summary to see which invoices have been paid and which invoices are late OOTI Software - Generate and send invoices to clients. Users can customize their invoices with their company logo, name and colors

    Features

    Total features of OOTI: 63

    • API
    • Access Controls/Permissions
    • Activity Dashboard
    • Activity Tracking
    • Approval Process Control
    • Billable & Non-Billable Hours
    • Billing & Invoicing
    • Billing Portal
    • Calendar Management
    • Client Portal
    • Contact Database
    • Contact Management
    • Contract/License Management
    • Customizable Invoices
    • Customizable Templates
    • Data Import/Export
    • Data Visualization
    • Document Management
    • Employee Database
    • Employee Management
    • Employee Scheduling
    • Employee Time Tracking
    • Estimating
    • Expense Tracking
    • Financial Management
    • Hourly Billing
    • Invoice Creation
    • Invoice History
    • Invoice Management
    • Job Costing
    • Leave Tracking
    • Mobile Access
    • Mobile Time Tracking
    • Multi-Currency
    • Multiple Billing Rates
    • Multiple Projects
    • Online Invoicing
    • Online Time Tracking Software
    • Overtime Calculation
    • Planning Tools
    • Project Billing
    • Project Management
    • Project Planning
    • Project Time Tracking
    • Project Tracking
    • Projections
    • Quotes/Estimates
    • Real Time Data
    • Reminders
    • Reporting & Statistics
    • Reporting/Analytics
    • Role-Based Permissions
    • Status Tracking
    • Summary Reports
    • Task Management
    • Task Progress Tracking
    • Task Scheduling
    • Tax Calculation
    • Template Management
    • Time & Expense Tracking
    • Time Off Requests
    • Timesheet Management
    • Vacation/Leave Tracking

    Alternatives

    Sage 100cloud

    4,1
    #1 Alternative to OOTI
    Sage 100cloud is an enterprise resource planning (ERP) solution designed to help businesses manage processes related to...

    Zoho Invoice

    4,6
    #2 Alternative to OOTI
    Zoho Invoice is a 100% free, online invoicing software for freelancers and small to medium enterprises (SMEs). It helps...

    FURIOUS

    4,9
    #3 Alternative to OOTI
    Furious has been helping service companies and start-ups that work in project mode to manage their business and teams...

    VOGSY

    4,5
    #4 Alternative to OOTI
    VOGSY is the only PSA for Google Workspace. Simple, smart and secure like Google, VOGSY is Quote-to-Cash: Project...

    Reviews

    Overall rating

    4,2 /5
    (31)
    Value for Money
    3,7/5
    Features
    3,9/5
    Ease of Use
    3,8/5
    Customer Support
    4,6/5

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    Showing 5 reviews of 31
    Clara A.
    Overall rating
    • Industry: Construction
    • Company size: 2-10 Employees
    • Used Daily for 6-12 months
    • Review Source

    Overall rating

    • Value for Money
    • Ease of Use
    • Customer Support
    • Likelihood to recommend 9.0 /10

    Retour d'utilisation après 8 mois d'utilisation

    Reviewed on 2020/06/26

    Pros

    Suivi de facturation
    L'intégration de la gestion du temps des personnes / facturation / suivi des affaires en un seul "outil"
    La gestion par phases des projets

    Cons

    La prise en main pour les fonctions plus avancées n'est pas des plus intuitives (planning, type de facturation, etc.) il manque des tutoriels pas à pas.
    L'application smartphone Ooti n'est pas complète, et nous est donc peu utile

    Romain D.
    Overall rating
    • Industry: Architecture & Planning
    • Company size: 2-10 Employees
    • Used Daily for 1+ year
    • Review Source

    Overall rating

    • Value for Money
    • Ease of Use
    • Customer Support
    • Likelihood to recommend 10.0 /10

    Ooti, c'est mon bras droit !

    Reviewed on 2020/06/18

    Une simplification réelle sur la partie relance des factures non réglées, historique de l'affaire,...

    Une simplification réelle sur la partie relance des factures non réglées, historique de l'affaire, prévisionnel très simplifié. Un vrai gain de temps, une fois que l'on est à l'aise avec OOTI.

    Pros

    Assez facile d'utilisation, ooti m'a permis d'arrêter la succession de tableaux excel ; la mise à jour du prévisionnel facturable est le point qui m'a fait gagner énormément de temps. L'assistance est très réactive, félicitations à toute l'équipe.

    Cons

    Il reste deux trois ajustements ou fonctionnalités à améliorer : la partie traitement de texte et les numérotations de facture en fonction des dates d'exercice comptable.

    Pierre L.
    Overall rating
    • Industry: Architecture & Planning
    • Company size: 2-10 Employees
    • Used Weekly for 1-5 months
    • Review Source

    Overall rating

    • Value for Money
    • Ease of Use
    • Customer Support
    • Likelihood to recommend 5.0 /10

    Peut être mieux pour la gestion, mais pas pour un archi

    Reviewed on 2020/06/22

    En temps qu'utilisateur du côté archi, je n'y gagne rien, mais je peux comprendre les avantages au...

    En temps qu'utilisateur du côté archi, je n'y gagne rien, mais je peux comprendre les avantages au niveau de la gestion. Le logiciel est récent, j'espère que les prochaines mises à jour pourront aider à améliorer l'outil et laisser plus de liberté.

    Pros

    Plus pratique pour le traitement au niveau administratif qu'un fichier excel, plus visuel également
    L'interface reste assez claire

    Cons

    Logiciel trop limité, pas prévu pour du travail à la semaine, on est obligé de répartir par jour, quand certains ont besoin d'une approche plus globale et moins précise.
    Système de validation des heures pas pratique, on ne peut faire des modifications que avant validation, on ne peut pas dévalider pour modifier, obligé de supprimer puis remettre des heures si erreurs. Egalement, les fenêtres pour entrer les heures cachent ce qu'il y a en dessous, et donc on ne peut pas vérifier les heures en dessous pour être sûr qu'on ne dépasse pas les heures par jour par rapport aux infos déjà rentrées.
    Obligé de faire tout un par un (par projet, par jour) perd énormément de temps d'ouvrir chaque truc quand on a plusieurs projets par semaine.
    Je compare avec un tableau excel que l'on utilisait précédemment, avec les projets par ligne, et les heures rentrées au total par semaine, aucune prise de tête et on ne passe pas 20 min à remplir ses heures de la semaine.

    Bugs : quand on rentre un nouveau jeu d'heures, celles rentrées précédemment sont mises par défaut, c'est pas pratique.

    Davide C.
    Overall rating
    • Industry: Architecture & Planning
    • Company size: Self Employed
    • Used Monthly for 6-12 months
    • Review Source

    Overall rating

    • Value for Money
    • Ease of Use
    • Customer Support
    • Likelihood to recommend 7.0 /10

    Plateforme

    Reviewed on 2020/06/19

    Au globale l'expérience est bonne. Apprendre à bien m'en servir m'as pris un peu de temps et un...

    Au globale l'expérience est bonne. Apprendre à bien m'en servir m'as pris un peu de temps et un possible passage à une personne tiers ne semble pas si facile.

    Pros

    Le fait d'avoir une seule plateforme de gestion.
    Les échanges rapides avec les développeurs.

    Cons

    La difficulté à bien l'adapter à tous ces besoins. Pas encore trop de marge d'adaptabilité et personnalisation. Personnellement je vois un logiciel comme celui la partie intégrante de l'identité d'une boite. Pour cela il faudrait le rendre plus ouvert à personnalisation.
    Le calcul du temps passé pose souci - perso j'éliminerais le lourd passage de vérification des heures passés (gardons la confiance) et je trouverais un système plus simple pour automatiser l'insertion des heures - liaison avec ical google par exemple.

    Une piste importante à améliorer est bien la communication inter-logiciels, notamment avec les plateformes que toute agence utilise - .doc .xls. La dispersion des données sur d'autres plateformes reste une faiblesse. OOTI devrait être une plateforme de gestion agence complet et le plus globale possible.

    Alternatives Considered

    Sage 100cloud

    Reasons for Choosing OOTI

    prix

    Switched From

    Sage 100cloud
    Yohann C.
    Overall rating
    • Industry: Architecture & Planning
    • Company size: 2-10 Employees
    • Used Daily for 1+ year
    • Review Source

    Overall rating

    • Value for Money
    • Ease of Use
    • Customer Support
    • Likelihood to recommend 10.0 /10

    UTILISATEUR REGULIER

    Reviewed on 2020/06/18

    Nous utilisons ce logiciel pour notre deuxième année et commençons a bien saisir le fonctionnement...

    Nous utilisons ce logiciel pour notre deuxième année et commençons a bien saisir le fonctionnement même si nous n'utilisons pas toutes les fonctionnalités.
    Ce logiciel nous aide à mieux chiffrer nos affaires et maîtriser notre temps

    Pros

    Vison de synthèse appréciée.
    Suivi financier facilité
    Comptabilité des heures et analyse croisée avec productivité efficace si les utilisateurs jouent le jeux
    Automatisation de certains tâches très utile ( coordonnées clients, entreprises...)

    Cons

    Difficulté de rédiger les textes dans les modèles de proposition.
    Possibilité de mise en page assez pauvre graphiquement, manque d'option.
    Manque un onglet contrat pour pouvoir automatiser leur rédaction suivant les projets.
    Rédaction des modèles de proposition trop complexe, pas assez intuitif.
    Quelques bugs très vite réglés grâce à la réactivité de l'équipe!

    Showing 5 reviews of 31 Read all reviews

    OOTI FAQs

    Below are some frequently asked questions for OOTI.

    OOTI offers the following pricing plans:

    • Starting from: €14,00/month
    • Pricing model: Subscription
    • Free Trial: Available

    Studio: €14 per user/month, billed monthly or €11.90 per user/month, billed annually Agency: €29 per user/month, billed monthly or €24.65 per user/month, if billed annually Enterprise: €39 per user/month, billed monthly or €33.15 per user/month, billed annually

    OOTI has the following typical customers:

    Self Employed, 2-10, 11-50, 51-200, 201-500, 501-1 000, 1 001+

    OOTI supports the following languages:

    English, French

    OOTI supports the following devices:

    Android (Mobile)

    We do not have any information about what integrations OOTI has

    OOTI offers the following support options:

    Email/Help Desk, Phone Support, 24/7 (Live rep), Chat

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